对账应付账款减少怎么做账?(应付账款对账的流程和技巧)

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对账应付账款减少怎么做账?

当企业收到的发票单价与进货单价不一致的时候,就产生应付账款价差.不同的企业对于这种情形处理的方式不同.有的企业当出现这种情况时,必须要求企业撤销审核进货单,重新开采购价格变更单,然后再生成进货单,等等.这种处理方式比较严格,可以做到单据内容的统一.但是,在实际工作中,很多企业不能够严格的做到这一点.毕竟如此处理的话,会增加很多工作量,而且,对于库存成本也会产生比较大的影响.毕竟,进货单审核与撤销审核,不仅仅关系到库存数量而已,还涉及到库存成本的更新.为了解决这个问题,在ERP系统中,逐渐出现一种专门处理这种业务的价差处理流程.利用这支作业,可以非常方便的就解决企业的这种需求.

价差流程,根据具体的业务不同,又可以分为两种,一种是当月结账的价差处理,第二种就是跨月结账的价差处理.下面我先以一家客户的价差处理流程为例,谈谈在价差流程管理中需要注意的地方.

如下面的流程图,如果一家企业,在月底的时候,某张进货单上某个材料甲其进价为10元/件,数量为1000件.而当月供应商送来的发票上,单价为11元/件.后来发现是企业自己采购单价格错误.因为进货单已经审核,再撤销审核、删除进货单、修改采购订单价格不怎么现实,此时该如何处理?

第一步:价差处理需求.

当进货单的价格与发票的价格不一致的时候,就会触发这个价差处理需求.在了解这个流程之前,我们首先需要认识一下,这两张单据价格不一致时会产生什么样的影响.其实,这主要是对成本,包括库存成本、发料成本、产品成本等有连锁的影响.因为在ERP系统中,是根据进货单的金额来统计进货成本,而不是根据应付凭单或者发票金额来影响库存成本.当发票中的单价跟进货单中的单价不一致的时候,必然导致ERP系统中的库存成本与实际成本不一致.如根据上面的这个例子,甲材料进货单中体现的进货成本为10000元,而企业实际支付的是11000元.若不对整个差额进行调整的话,则后续在计算这批产品的成本时,就会少算1000元,从而影响到这批产品、这批订单的利润分析,甚至对后续产品的报价也会有比较大的影响.可见,这个小小的价格差,也会在ERP系统中引起蝴蝶效应.

所以,当出现进货单与发票价格不一致的时候,一定要通过价差处理流程,来调整相关的成本,否则的话,后续很多结果都将出现比较大的误差.

第二步:录入进货单.

仓库部门收到货物的时候,一般不会核对货物的单价.而且,供应商送过来的送货单上往往也不会附上单价.因为有些企业有权限的控制,仓库部门是没有权力看到采购的价格信息的.所以,仓库管理员就直接根据采购单转换成进货单.进货单上的材料单价则直接来自于采购订单的价格.

当采购订单上材料甲的价格错误的填写为10元的时候,仓库管理员无法知晓,所以,在进货单上体现的材料单价也就为10元.此时,当进货单审核的时候,仓库中增加的甲材料的库存存货也就为10元每件.若当月,还发生发料作业的话,就更加复杂了.若采用的是先进先出的话,则按10元每件发出,若采用的是加权平均成本的话,则还需要根据公式进行调整.总之,当进货成本跟实际成本有误差的话,则材料库存金额、发票成本、产品成本等等都会不准确.

第三步:录入应付凭单.

月底,财务根据采购部门提供的对账信息生成应付凭单.在采购员提供的发票、进货单、采购单等单据上,采购员是轻松的指出甲材料的价格有错误,采购单上单价为10元,而发票上单价则为11元,应以发票金额为准.采购员处理起来是方便的,只需要简单的说一声即可.但是,接下来留给财务人员的,可是一个烂摊子.

应付凭单因为是根据进货单逐笔结转过来,因为某笔进货单上价格有错误,所以,这也必然导致应付凭单上金额有错误.为此,财务管理人员首先需要调整应付凭单的金额,根据发票上的金额来进行调整.

在有些ERP系统中,也可以在进货单中先作调整,然后,在根据进货单生成应付凭单的时候,根据调整后的金额来生成应付凭单的,这也未尝不可.不过这里需要注意一点,一般库存存货成本调整是整合在进货单的审核流程中.而进货单审核后,对于进货单的调整一般不会影响到存货成本.所以,对于在进货单上调整的情况,仍然需要按接下来的步骤,调整库存成本.

第四步:应付凭单审核.

当应付凭单审核后,甲材料就产生应付账款11000元,但是,在进货单上显示的进货成本仍然为10000元.也就是说,应付凭单审核后,仍然不会对库存成本进行调整.想想也是,若把进货成本的调整功能集成到应付凭单的审核作业中,那么每次应付凭单审核后都需要去触发"库存成本调整"作业,显然不合理,会大大增加应付凭单审核时的工作量.所以,在ERP系统中,往往在应付凭单审核中,不会集成进货成本调整的功能.而是通过后续的独立的作业,来完成这个动作.

所以,在实际中这里需要注意,若存在价差的情况,当应付凭单审核后、成本调整之前,财务模块中的甲材料的金额与库存管理模块中的甲材料的库存成本就存在着一个价格差.而这个价格差正是我们后续作业需要调整的.若这中间发生财务稽核等事件时,就需要注意这方面的情形.

第五步:生成进货单价差成本调整表.

在月底进行成本调整作业之前,我们需要先生成一份"进货单价价差成本调整表".在这份资料中,以报表的形式显示当月发生的所有价格差异的事件,并给出了参考的调整结果.如在这份资料中,会显示原先的进货成本是多少,调整后的进货成本又为多少,调增了多少.如果这批材料当月还发过料的话,在还会显示对当月发料成本的影响,以及对最终产品成本的影响情况.

一般来说,最好在月底成本调整以前,先生成这一份报表.因为这份报表给管理人员,特别是产品成本会计,以一个全局的印象.这对于其后续调整、计算成本具有非常大的参考价值.而且,这份报表也可以让采购员看到其后续调整的工作量,让其直观的感受到由于其工作的失误会造成什么样的连锁反应.这也有助于督促采购员更好的作好工作,最大限度的减少采购订单价格错误发生的机率.

第六步:生成进货单价价差成本调整单.

这里我们需要了解一个概念,就是在ERP系统中表与单的差异.在系统中,报表只是一种查询或者简单的统计作用,不会对ERP系统中的账产生实质性的影响.而对系统数据有实质性影响的都是单据.这主要是因为财务部门在作账时,都需要按照凭证在作账.所以,在省城进货单价差成本调整报表之后,还需要在ERP系统中生成进货单价价差成本调整单.这张单据才是财务做账的依据.在ERP系统中,最终对于成本的影响,也是按照这张单据的金额来的.

生成这张成本调整单,并由专门人员审核后,则工作就完成一半了.为什么说只完成一般呢?这是因为当这张"进货单价价差成本调整单"审核之后,系统只调整了甲材料的库存金额.但是,若这个材料在当月还发料生产了,甚至产品生产完成已经入库或者出货了,则还需要调整发料成本、产品的完工成本等等.这就是一些非常复杂的作业了.所以,在ERP设计的时候,把它独立出来,放在月底成本计价中进行处理.

不过,有些企业也就做到这一步为止.也就是说,不管当月是否存在发料的情况,只调整现有库存的材料成本,而不调整发料成本.当增加出来的库存,就在现有的库存数量上分摊.若在金额误差小的情况下,这种也不亏为一种合理的处理方式.不过,这很容易造成一种意外的情况,即当某个材料已经没有库存,而又发生库存调整作业的话,则就会造成库存数量为0,但是却有库存金额的情况.此时,就需要用户进行手工调整.所以,一般情况下,笔者还是建议用户发料成本也进行调整.

若需要对发料成本也进行调整的话,则在建立"进货单价价差成本调整单"单据的时候,要把它的单据性质中的成本更新码设置为"Y".只有如此,在月底成本计价作业中,才会对发料成本等后续的成本作业进行调整.

第七步:月底成本计价.

无论是否有价差的需求,在月底,都需要运行"月底成本计价"作业.当用户把进货单价价差成本调整单单据设置成为需要调整成本的时候,在这个作业运行的时候,则系统会考虑进货单价价差成本调整单对当月成本的影响,并重新调整当月的相关成本金额.

应付账款如何管理?

1.企业的生存与发展,信誉极为重要,兑现自己的承诺,为将来的业务合作才能打下良好的信誉基础,因此严格执行合同条款,是企业管理人员必须严肃对的事情.

2.严格扩行合同条款,在支付前一个月,应做支付此款货款的现金预算,早日对未来现金流出做出储备,以防造成违约

3.可以根据企业在金融机构的信誉状况,提请申请商业承兑汇票的使用,这种支付方式对企业具有一定的融资功能

4. 支付应付账款,必须经过财务部、采购部及验收部门的支付汇签,总会报至最后决策人那儿批复,待手续完备后支付款项

5.所支付的款项单证应妥善保管,不得丢失,以防未来产生经济纠纷,

6.每月应做应付账款的账龄分析,把重点客户抓在记忆中,以备不时之需

7. 可以对供应商进行考核,在保证同质同量的情况下,考虑换价格更优的合作者