如何合理使用库存调整(如何进行合理的库存管理)

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如何合理使用库存调整

狭义上的库存调整(直接修改库存数)虽然有这样那样的弊端,但还是有其特定的用处.尤其在应付紧急情况下,作为迫不得已的办法.

情景一:

账面上确实没库存了,但仓库里又确实有东西,这东西的来源确实没搞明白,也来不及搞明白,因为客户经理就在仓库里晃悠并催着发货,你也没法睁眼说瞎话说库里没货,因为客户的眼睛是雪亮的.

这时候只能先调整一下库存数,先把货发出去再说.当然了,在做完调整之后,在发完货之后,您还得老老实实,一步一步的再调整回来,然后再追货物来源,再做业务调整.

情景二:

善意的谎言.有不少仓库的WMS都会给客户开始一个端口,允许客户监督库存情况.有时候为了保证库存准确性,为了保持在客户面前的良好业务形象,通过人工干预来调整一下库存,以确保和客户账面库存一致.

虽然我们认为这种做法无异于饮鸩止渴,但至少逃过了一关,至于会不会导致后一关更难,谁知道呢.

不管如何,库存调整在应急处理上,是功不可没的.但我们不能把用于应急处理的功能,作为日常业务功能来用;如果那样,那就真的是罪莫大焉了,你不杀伯仁,伯仁却因你而死;软件厂商的善意之举,却导致了仓库业务的混乱.

真正的库存调整

那么,遇到库存数据不准确,该怎么调整呢,广义上的库存调整有三种做法:A直接修改入出库单据,通过改变原单据入出库数量来改变库存数;B通过增加入出库单据来改变库存数;C直接修改库存数据来改变库存数.

实际上,理论上,所有的库存调整都是可以通过A、B两种方式来处理的,具体的处理办法可以看下文.

关于盘点,这是一个老生常谈的问题,可能有些仓库管理老鸟会对此嗤之以鼻.但是,作为仓库管理中的重要组成部分,在日常管理中,盘点的重要性常常被仓库主管们忽略,认为只要保证了入出库的准确性,库存数据肯定没问题.

殊不知,哪怕最微小的一个误差(这个误差不一定是仓库管理人员造成的,也有可能是上下游客户造成的),在日积月累下,就可能产生连锁反应,造成库存数据的巨大偏差.

我们在项目现场中经常遇到因为盘点没做好(盘点过程没做好或者对盘点结果没处理好)而导致出现大量的库存误差,造成企业不必要的损失.

比如某知名品牌酒类仓库,年终盘点发现有两千多件商品和账目不符,双方约定暂时账务与实物同时冻结,暂不处理(这绝对是个不定时*,什么时候处理,难道要留待子孙后代处理).

再比如某知名品牌食品仓库,年终盘点时发现二百多万货值的商品过保质期,甲乙双方在责任认定上互相指责(作为业内人士,百分百认定是仓库企业责任,暂且不提为何没控制好先进先出,如果早盘点早发现早通报早处理,至少不会拖到年底产生*;哪怕是因为客户货物滞销导致,至少也要及时发现并向客户通报结果).

盘点,就是为保证库存准确性,通过实物清点结果和账面结果对比,发现实物库存和账面库存之间的差异,并及时纠正和调整.以上是我们对盘点的定义(没参考度娘和教科书).

那么盘点的目的就是为保证库存的准确性,这个准确性包括数量的准确性、存放位置的准确性、存货质量的准确性等.

再深究一下,为什么要保证库存准确性呢(有点啰里啰嗦了),有多方面,一方面是为了保证日常入出库业务的顺畅;另一方面是为了及时发现日常业务管理中的问题;第三是为仓库及其上下游机构提供决策支持.

再细致的解释我们就不在本文阐述了.下文着重介绍如何处理账面库存结果和实物库存结果之间的差异.

保证盘点结果的准确性

发现库存差异的前提,是实物清点库存和账面库存都是准确的.账面库存的准确性暂时不在本文讨论;实物清点也必须要有准确性,否则拿它和账面库存去比较就失去了意义.

没有明确目的、应付了事的盘点,是很难获得准确实物库存信息的;不准确的实物清点信息,不仅对发现盘点差异没有丝毫帮助,反倒容易造成库存信息混乱,做无用功,使员工丧失对库存准确性的信心.

1、复核制盘点

那么怎样保证实物清点信息的准确性呢,一般的做法是建立盘点管理制度,制定盘点*作流程,建立奖惩制度,要求员工提高责任心清点的时候认真仔细等等,这些都是一些主观的管理办法.

在大量的库存数据面前,单靠人工方式去盘点(哪怕是借助了RF、RFID等盘点工具)是很容易出现人为误差的.

假定每个人清点库存数据的准确率是%,实际情况是你无法知道不准确的1%到底出现在哪个商品上.

如果拿一个人的盘点库存结果去和账务库存结果对比,那出现的差异里就会包括盘点本身的误差以及账务对比的误差,增加盘点差异的处理复杂度.

为了避免实物清点结果本身的误差,有条件的企业一般采用复核盘点制度,也就是派出两波次或以上的人员对同一盘点任务分别进行清点.

两波次人员一次盘点的准确率是%*%=.%,同时误差率是1%*1%=0.%;也就是说一个波次盘点人员的误差率是1%的话,两个波次人员同时盘点,其结果本身的误差率只有万分之一,这个误差率我们一般是能容忍的(也可以到第三波次,将误差率降到百万分之一).

仔细的读者可以发现,两波次人员同时盘点准确率在.%,误差率0.%,误差率是低了,但准确率也没有提升,跟着降低了.

我们来看这个公式:

.%+0.%=.%≠%

这中间差的1.%到哪里去了呢.

假设两个波次的盘点人员分别为A和B,这个内容,实际上就是A数对了B没有数对以及B数对了A没有数对的部分.在将A和B的清点结果合并成最终的盘点结果之前,A和B之间要就差异部分进行复盘,直至消除这1.%的差异,这样A和B的最终结果准确率就都是.%.

所有初次接手的仓库项目,人员还不熟练的仓库项目,库存管理混乱的仓库项目我们都推荐采用复核制(哪怕会消耗双倍的人力).

采用复核制盘点,可以增强员工的责任心(互相监督,互相核查),便于盘点制度奖惩制度的落实(有据可查).如果实在人手不足,也可以考虑让一个人做两遍以消除实物清点本身的误差.

2、循环盘点

当仓库管理足够顺畅,人员有足够的能力把握盘点数据的准确性的时候,可以考虑减少或取消复核盘点,将盘点本身产生的误差交由和账务比较来发现.

为了消除清点本身产生的误差对盘点差异的影响,我们经常对差异部分进行再次盘点,即是循环盘点.

循环盘点是针对账面库存和实物库存之间的差异,就差异部分再次进行清点,以减少因为上一次清点误差对盘点结果的影响.

具体的循环次数视实际清点准确率而定,比如准确率是%的清点,循环两次(加上第一次原始数据后是三次)后的准确率是%-(%)?3;=.9%.当然,每次循环后都要对实际清点结果进行修正.

复核盘点与循环盘点的区别是,复核盘点是事前消除盘点结果误差,循环盘点是事后消除盘点结果误差.

盘点差异的处理办法

前文中提到,盘点结果与账面库存结果之间的差异,主要有三种,一种是数量差异、一种是存放位置差异、第三种是存货质量差异.

盘点管理中容易出现的一个误区是,盘点如果出现盘盈没事,如果是盘亏就要处理,有些库管人员将盘盈结果向客户隐瞒,甚至将盘盈物品留作私用.

殊不知,仓库管理中没有无缘无故的爱也没有无缘无故的恨,出来混总是要还的.不管是未对盘盈物品做通报,还是贪墨了客户物品,积累到一定程度,迟早都要被发现的.

盘点的目的是发现差异,并消除差异.消除差异的办法,是与差异类型以及发生差异的原因紧密相关的.

1、盘盈的处理办法

盘盈的意思是实际库存比账面库存数量多.出现盘盈的情况有很多,其处理办法也不尽相同.

1.1 出库时货品少发造成的盘盈

这时候要及时追查上一次盘点与本次盘点之间该物品的出库记录,和收货人及时联系,找到是哪一笔出库单少发了,并商量解决办法.大多数情况下,收货人收到的货物有缺失,一般都会及时联系仓库或者货主单位.

A、如果收货方要求补发,则在账面外(WMS之外)做补发货处理,无需做账务登记.

B、如果收货方不要求补发,则可以找到原出库单,修改出库单内容(减少出库数量).

实际情况是,对于已经出库完成的出库单,很多WMS是不支持修改功能的,这种情况才可以做一个退货入库*作.不管是修改出库数量还是做退货入库,都需要通知货主单位,以确保仓库库存和货主单位库存保持一致.

Note:为何很多WMS无法支持对已经完成的出库单做修改,主要有两个原因,一是这个WMS是按照财务管理思路设计的,修改出库数量只能新设红字出库单来冲销;

另一原因是修改后的出库货位有变动,无法恢复原状,会影响货位的准确性.

这些理由,都是WMS不成熟的表现,作者所在公司设计的WMS,是能够撤销或修改已经出库完成的订单的.

至于为何推荐修改订单,而不是做一个退货入库单,因为退货入库单会增加退货入库记录,可能影响物流费用结算.这是题外话,欢迎感兴趣的读者联系作者继续讨论.

1.2 入库时多收了货造成的盘盈

多收了货而没有记录入账,导致实物库存比账面库存多,多出的部分我们一般叫账外库存.账外库存有可能是货主企业有记录,而仓库忘了记录;也有可能货主企业自身也忘了记录.

不管如何,仓库企业不要因为有了账外库存就沾沾自喜,感觉自己高大上能帮客户管出多余的库存,甚至有贪墨客户货物的想法.

举个特别的例子,某汽车工厂需要临时紧急用料,零配件供应商在给仓库的入库单里,增加了这部分物料;仓库收货员发现多出的部分,没来得及处理,也就是没有及时发货给工厂.到盘点时才发现多出的部分,这时候工厂早就把抱怨投诉到供应商了.

C、如果是货主单位知道多发的情况,可以修改当时入库单,增加入库数量.当然,如果时间较长,可能当时入库的一部分商品已经被出库或被移动等,无法修改入库单,这时候可以看下一条.

D补充入库单,并在入库单的备注里,详细描述补充入库的原因.

E、货主单位也没有记录的情况(真的没有记录么,不会有什么猫腻么,我们题外讨论),这时候就是真正的盘盈了.真正盘盈的内容,要做盘盈入库,并且通报货主企业.

1.3 客户退货记录未填造成的盘盈

客户退货正常的流程应该是客户先通知货主企业退货,货主企业再通知仓库负责接收.但实际*作中往往是相反的,是仓库先收到货,而货主企业并不知情;这时候就要及时和货主企业沟通,及时做退货登记.

F、如果是退货记录未登记,则及时补登退货记录;并和货主企业通报核对退货信息.

G、如果发现有瑕疵品(退货原因大多是因为出现瑕疵),则要及时做次品标识,或者冻结.

2、盘亏的处理办法

盘亏,就是通过盘点结果实际库存与账面库存对比,发现实际库存比账面库存少.产生盘亏的原因是多方面的,主要有出库未记账的、破损未记账的、散装货计数误差(小数点误差)造成的、出库拿错货造成的等.

出现盘亏情况,如果不做及时的处理,很容易影响正常出库业务.货主企业很有可能按照账面库存最大数来发布出库指令,但这时候实际库存不足,会影响发货效率,甚至产生业务*.

2.1 出库未记账造成的盘亏

主要包括正常出库未记账以及退回给供应商未记账等.往往在仓库业务比较繁忙的时候,由于一些特殊的原因(比如私下打白条出库),仓库实际发货了,但没在账上体现.造成的结果就是,仓库实物库存减少了,但账面库存因为没有记账没有减少,由此造成盘亏.

H、如果是正常出库超发了,则要找到原始出库单,修改出库单的出库数量(增加账面上的出库数量).

I、如果是忘记做出库登记了,则要及时补填出库单据.比如私下打白条出库的时候,一定要留下明确的记录.

因为紧急情况下,客户打白条,可能也未在其账面上体现;而仓库这边也未记录的话,则坐实了仓库亏货的事实,根本无法辩驳.

J、如果是退货出库(返还给货主单位)没有做登记,则要及时找到退货依据,及时补登退货出库记录,同时要求货主单位做好退货接收的补登手续,以保证双方账目上的一致.

2.2 破损处理未记账造成的盘亏

主要是日常管理中发现的货品质量问题,做了实物处理,但未及时做账务处理,导致实际数与账面数不符.

K、因为变质、损毁等原因造成货品的直接废弃,但没有做损毁品的出库账务处理:这时账务上(WMS)要及时做"减库"*作.

其一是可以做退货出库,将废弃的货品出货给货主企业(哪怕是丢弃,也可以算作是出库给货主企业);其二是,而如果损毁责任由仓库企业承担,则出库的收货单位是仓库企业(相当于是仓库企业按照约定的*下了损毁的物品).

L、因为淋湿、破损等原因导致物品被下架隔离:这时候要及时在WMS账务上做隔离标记.

一种做法是直接将破损物品在原货位上冻结;另一种做法是将破损物品移动到次品区,同时在WMS账务上做次品移动记录.

2.3 散装货计数误差(小数点误差)造成的盘亏.

M、由于小数点误差造成的数量差异,一方面可以通过在合同上约定允许的误差范围;另一方面,通过增加虚拟入库(哪怕这个入库数量只有零点零几的内容)来平衡这点误差.

2.4 出库拿错货造成的盘亏

由于拣货人员不熟练不小心(也有可能是拣货指令不清晰、货位设置不清晰、货品外包装容易混淆等原因),把B商品当成A商品出库了.造成的结果是B商品出现盘亏,而A商品出现盘盈.

N、由于发错货造成的换货处理,要及时找到A商品的出库记录,找出是哪一单拿错了货,然后做换货处理.换货*作是在账外处理的,因为换货*作产生的费用,也应该在账外处理.

2.5 无可追溯原因的盘亏

意思就是说,确实找不到什么原因,货物就是少了.这是真正的盘亏结果.这时候就需要凭经验来判定了,比如食品或者高货值电子品,会不会有失窃的情况.出现真实的盘亏情况可以有以下几种处理办法.

O、由仓库企业赔偿,在市场上购买对应商品来补齐实物库存.这种情况是维持账上库存数不变,增加实物库存.

P、由仓库企业赔偿,货主企业允许*虚拟出库,收货人是仓库企业.这种情况是维持实物库存不变,减少账上库存.

Q、获得货主企业的谅解,从货主企业的生产线上获得货品来补齐盘亏的实物数量.

实际上,在流通环节中出现货物亏空是大概率事件,只要不是特大规模的数量损失,只要仓库企业态度诚恳、服务到位,和货主企业处理好关系,大多能获得货主企业的谅解.所谓说话/做事留一线,日后好见面,大体也是这个意思.

3、存放位置差异的处理

存放位置差异一般是因为没按照拣货规则来拣货造成的.在正规的WMS中,*都会按照拣货规则(一般是先进先出规则)来指定每个商品的拣货位置.

但实际情况是,搬运工为了图省事,直接搬离门口近的货,或者待拣货的物品被压在几层托盘底部,不愿挪动,直接取最外层的.

如果搬运人员根本就不管拣货指令,不按拣货指令搬货,那整个仓库管理就肯定乱套了,这是最基本的管理问题,或者说是执行力问题,不属于本文讨论范围.

R、如果是偶然的搬错,短期内发现的话,可以修改搬运指令,把原来指定的货位调整为实际发生的货位.

S、如果是经过较长时间,连原来指定货位的内容也发生了变动,这时候已经没法直接恢复了.

只能通过库存调整的办法,这里的库存调整,不是调整数量,而是调整现有货品的存放位置以及实际的生产日期批次号等内容.

4、存货质量差异的处理

一般出现存货质量差异都是账面库存是完好的,实际库存是有破损的或者过期的;基本上是与日常管理失控相关,如没定期巡检仓库,导致未及时发现破损货品,或者虽然发现了,未及时做账务处理;未按照先进先出做出库拣货,导致早期货物长期积压最终过保质期等.

T、如果是出现破损差异,需及时申报破损内容,并做账务处理(次品处理或冻结),同时加强仓库巡检,早发现早汇报早处理.

U、如果是出现过保质期,则要加强先进先出拣货原则的监督落实,制定保质期报警策略.

总结

盘点差异,不管是盘盈还是盘亏,对仓库企业来说,都不是好事.盘盈和盘亏的处理,要根据实际情况来确定,而不是简单的做什么盘盈入库、盘亏出库(在盘点结果处理上,这是WMS和财务软件或ERP软件的本质区别).

本文所列的处理办法,已经超过了十八种,实际业务中会遇到多种情况,但万变不离其宗,只要掌握了处理盈亏的处理原则,就能应对自如.

那么,盈亏的处理原则是什么呢,那就是,要么增减实物库存数量,以使其与账务库存数量一致;要么是增减账务库存数量,使其与实物库存数量一致.至于何时增减实物库存数,何时增减账务库存数,就要根据差异发生的实际原因来分析了.

另外,盘点的目的是为了发现差异,并通过各种手段来清除差异.在整个供应链上,仓库是其中的一个环节,其上游有货主企业,其下游有经销商企业,以及承运商企业等.

仓库企业除了要保证自身的账物数量的一致,同时还要保证与上下游企业间账目数量的一致,这才是保证库存数据在整个供应链体系中一致,并保障仓库正常业务运作的关键.